L'état daté est obligatoire pour toute vente d'un lot en copropriété (loi du 10 juillet 1965, décret du 17 mars 1967). Il est demandé par le notaire au syndic, qui doit le fournir dans un délai de 15 jours ouvrables. Son coût (plafonné à un mois de charges courantes par le décret du 21 février 2020) est à la charge du vendeur.
Ce document révèle trois informations capitales. Premièrement, les charges impayées éventuelles du vendeur au moment de la vente (qui resteront à la charge du vendeur sauf accord contraire). Deuxièmement, le solde des provisions du fonds de travaux ALUR (cotisations versées par le vendeur mais appartenant au lot). Troisièmement, les appels de fonds exceptionnels déjà votés mais non encore appelés, qui incomberont à l'acquéreur après la vente.
Pour l'acquéreur, l'état daté est un révélateur d'embûches cachées. Si un ravalement de façade à 200 000 € a été voté en AG avant la vente mais que l'appel de fonds n'a pas encore été émis, c'est le nouveau propriétaire qui devra payer sa quote-part. C'est pourquoi les conseils de l'agent immobilier ou du notaire se concentrent souvent sur la lecture croisée de l'état daté et des PV d'AG récents.